Szanowni Państwo,

25 maja 2018 r. wchodzą w życie nowe przepisy prawa dotyczące ochrony danych osobowych (RODO). Poniżej przesyłamy Państwu najważniejsze informacje na ten temat. 

Co to jest RODO?

RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to rozporządzenie unijne zawierające przepisy o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz przepisy o swobodnym przepływie danych osobowych. 

RODO stosujemy od 25 maja 2018 r. RODO reguluje postępowanie z danymi osobowymi w całej Europie. Chodzi w nim m. in. o to, by chronić dotyczące Ciebie informacje. Celem tych przepisów nie jest jednak zablokowanie przepływu danych osobowych. Wprost przeciwnie – te dane są potrzebne, np. byśmy mogli podpisać z Tobą umowę, czy przesłać Ci naszą ofertę. Dzięki RODO masz mieć jednak większą kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób przetwarza Twoje dane osobowe. 

 Co to są dane osobowe? 

To wszystkie informacje, które pozwalają zidentyfikować osobę fizyczną i osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą – (imię, nazwisko, PESEL, numer dowodu osobistego, dane o lokalizacji, wizerunek, dane finansowe, dane niefinansowe). 

W związku z powyższym przesyłamy Państwu informację o przetwarzanych przez nas danych osobowych, a także przysługujących Państwu, w związku z tym prawach.  

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w Your Roots in Poland

  1. Informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Firma Your Roots in Poland Kinga Borowiec, Karolina Szlęzak s.c., z siedzibą w Krakowie, przy ul.  Piwnej 24/55, kod pocztowy 30-527, NIP 6793135978, REGON 365735569.
  2. Państwa dane posiadamy z:
    – formularzy kontaktowych, które przesłali Państwo za pośrednictwem naszej strony internetowej, 
    – komunikacji mailowej prowadzonej z właścicielkami i pracownikami Your Roots in Poland,
    – przekazali państwo osobiście na spotkaniu z właścicielkami i pracownikami Your Roots in Poland, 
    – bieżących kontaktów handlowych,
    – spotkań biznesowych. 
  3. Stworzona baza klientów i partnerów biznesowych, może zawierać dane, które na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej swobodnego przepływu danych, mają charakter danych osobowych.
  4. Przetwarzanie Państwa danych przez Your Roots in Poland obecnie jak i w przyszłości wynika z prawnie usprawiedliwionego interesu:
    – z bieżącej działalności czyli sprzedaży produktów i usług, 
    – bieżącej komunikacji dotyczącej realizacji usługi,
    – obsługi transakcji kupna/sprzedaży,
    – prowadzenie działań promocyjnych, 
    – składania reklamacji, 
    – innych niezbędnych czynności takich jak prowadzenie rachunkowości i rozliczeń podatkowych.
  5. Your Roots in Poland przetwarza dane osobowe Klienta na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 94/46/We (dalej „RODO”) – tj. przetwarzanie danych osobowych Klienta jest niezbędne do wykonania umowy, której Klient jest stroną – odpowiednio umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną i /lub umowy sprzedaży.
  6. Informujemy, że Państwa dane mogą być profilowane  w celach sprzedażowych, projektowych, ofertowych i marketingowych.
  7. Przetwarzanie danych w celach marketingowych wiąże się z koniecznością wyrażenia zgody na przetwarzanie danych. Oświadczenie o wyrażeniu zgody znajduje się poniżej i jego wyrażenie nie jest wymagane, ale jest konieczne do dokonywania takich czynności, jak np.:  a) wysłanie kartek świątecznych, b) informowanie o spotkaniach wigilijnych organizowanych prze Administratora, spotkaniach oraz innych okolicznościowych wydarzeniach, c) informowanie o zmianach, pozycjach wydawniczych, publikacjach, , d) informowanie o szkoleniach, różnego rodzaju wydarzeniach o charakterze kulturalno – sportowym, towarzyskim, samorządowym, wieczorkach i wydawniczych, śniadaniach, lunchach bądź kolacjach biznesowych, etc., e) proponowanie udziału w różnego rodzaju grupach i klubach.  Jednocześnie informujemy, że w żaden sposób nie nadużywamy komunikacji marketingowej z Państwem. Informacje przekazywane przez nas są dość sporadyczne i koncentrują się głównie na zwyczajowo przyjętych wydarzeniach.
  8. Podanie przez Klienta danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy (oraz czynności dążących do zawarcia umowy) z Your Roots in Poland. Podanie przez Klienta swoich danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne w celu zawarcia i realizacji umowy sprzedaży. Podanie przez Klienta swoich danych osobowych jest także dobrowolne w przypadku umożliwienia Your Roots in Poland przesyłania treści marketingowych.
  9. Administrator będzie przetwarzał dane przekazane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO do momentu wygaśnięcia roszczeń związanych z wykonaniem zobowiązań umownych, a w wypadku danych przekazanych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie i uzależniony jest od celu w jakim zostały zebrane i są przetwarzane, przepisów prawa i przyjętych przez Administratora reguł, zgodnie z tymi przepisami.
  10. Your Roots in Poland będzie przekazywał dane osobowe Klienta tylko jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa, a także w wypadku gdy wymaga tego zamówiona usługa w tym w szczególności obsługa sekretariatu, obsługa księgowa, obsługa informatyczna, obsługa pocztowo – kurierska oraz wszelcy inni pracownicy i współpracownicy Administratora, przy czym przekazanie tych danych odbywać się będzie w sposób zapewniający należyty poziom ochrony Pana/Pani danych osobowych.
  11. Z uwagi na fakt, że komunikacja pomiędzy Administratorem a osobą, której dane osobowe dotyczą może odbywać się w formie elektronicznej, m.in. poprzez systemy poczty elektronicznej, portale społecznościowe, komunikatory, wszelkie aplikacje mobilne i komputerowe, w tym aplikacje do wykonywania połączeń głosowych lub video za pomocą Internetu, etc., a Administrator nie ma wiedzy co do umiejscowienia serwerów podmiotów dostarczających te usługi, to w konsekwencji Administrator niniejszym informuje o zamiarze przekazania tych danych osobowych do państwa trzeciego w sytuacji, gdyby serwer tych dostawców znajdował się poza terytorium Unii Europejskiej. Administrator informuje ponadto, że takie przekazanie we wskazanych powyżej wypadkach jest niezbędne do prawidłowego wykonania umowy. W związku z powyższym poprzez zawarcie umowy z Administratorem bądź wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w trybie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w razie jakichkolwiek wątpliwości przyjmuje się, że osoba której dane dotyczą upubliczniła swoje dane w zakresie komunikacji elektronicznej z Administratorem.
  12. Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
    – uzyskanie informacji o fakcie przetwarzania danych osobowych,
    – dostęp do informacji o danych osobowych przetwarzanych przez Your Roots in Poland, 
    – uzyskanie informacji skąd dane członka znalazły się w posiadaniu Your Roots in Poland,
    – prawo do sprostowania danych (poprawienia danych), 
    – prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych w przypadku, gdy Your Roots in Poland nie ma już podstaw do przetwarzania danych, 
    – prawo dostępu do danych, 
    – prawo do przeniesienia danych, 
    – prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

    Z powyższych uprawnień mogą Państwo skorzystać wysyłając  pisemny wniosek na:
    – na adres poczty mailowej rodo@yourrootsinpoland.pl
    – pocztą tradycyjną (listem poleconym, z potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Your Roots in Poland)

  13. Organem nadzorczym w zakresie danych osobowych w Polsce jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jest Pan/Pani uprawniony wniesienia skargi do organu nadzorczego, a w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – prawo do jej cofnięcia.

REGULAMIN
USŁUG ŚWIADCZONYCH PRZEZ YOUR ROOTS IN POLAND S.C.

I Postanowienia ogólne

$1 Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez Your Roots in Poland spółka cywilna Kinga Borowiec, Karolina Szlęzak, zwaną dalej „YRIP”.

$2 Niniejszy Regulamin stanowi ogólne warunki umów zawieranych przez YRIP, o których mowa w art. 384 kodeksu cywilnego.

II Poszukiwania genealogiczne

$1 Postanowienia ogólne

  1. Poszukiwania genealogiczne stanowią pracę wykonaną przez YRIP na rzecz Klienta, polegającą na przeprowadzeniu kwerendy archiwalnej, bądź innej kwerendy w materiałach historycznych oraz na podjęciu innych działań, które mają na celu odnalezienie informacji określonych w ofercie poszukiwań genealogicznych.

  2. Po przeprowadzeniu poszukiwań genealogicznych Klient otrzymuje raport, w którym YRIP zdaje relację z działań przeprowadzonych na jego rzecz oraz przekazuje pozyskane w ramach poszukiwań informacje.

  3. Przedmiot umowy zawartej między Klientem a YRIP stanowi staranne wykonanie czynności określonych w ofercie poszukiwań genealogicznych. Raport stanowi jedynie podsumowanie owych działań i informację dla Klienta.

  4. Na specjalne życzenie klienta, finalnym rezultatem podejmowanych działań może być również publikacja, artykuł naukowy, bądź monografia. Wówczas przedmiot umowy oprócz przeprowadzonych kwerend i innych działań stanowi również powstałe dzieło.

$2 Zawarcie umowy

  1. Zawarcie umowy następuje poprzez zaakceptowanie przez Klienta oferty poszukiwań genealogicznych.

  2. Oświadczenie woli Klienta może być przesłane drogą elektroniczną w wiadomości e-mail.

  3. YRIP zastrzega sobie prawo rozpoczęcia poszukiwań pod warunkiem wpłacenia przez Klienta zaliczki na poczet poszukiwań genealogicznych.

  4. W przypadku znacznego niepowodzenia poszukiwań genealogicznych YRIP może obniżyć pierwotną cenę poszukiwań. Przez znaczne niepowodzenie poszukiwań należy rozumieć brak odnalezienia informacji genealogicznych, bądź odnalezienie szczątkowych ilości informacji w stosunku do pierwotnie zakładanych w ofercie.

  5. Cena za poszukiwania może zostać obniżona jednak co najwyżej do wysokości wpłaconej zaliczki.

  6. W ofercie poszukiwań genealogicznych znajduje się przybliżony czas prowadzenia poszukiwań. Zapis ten ma charakter informacyjny, w szczególności zaś nie stanowi terminu wykonania zobowiązania w rozumieniu kodeksu cywilnego.

  7. Na życzenie klienta YRIP może zobowiązać się do przeprowadzenia kwerendy w określonym terminie.

  8. Termin spełnienia świadczenia przez YRIP wynosi 6 miesięcy od momentu zawarcia umowy.

  9. W przypadku określonym w pkt. 7., YRIP nie odpowiada za zwłokę w wykonaniu zobowiązania w przypadku braku dostępności materiałów archiwalnych oraz gdy wykonanie kwerendy jest niemożliwe z innych przyczyn, niezależnych od YRIP.

  10. YRIP zwraca się o zapłatę po wykonaniu poszukiwań, bądź innych działań, zaś przed wysłaniem raportu końcowego. Od tego terminu klientowi przysługuje miesięczny termin na dokonanie zapłaty.

  11. Klient ma prawo również opłacić usługę z góry.

  12. W przypadku wysłania raportu po ukończonych poszukiwaniach, bez wcześniejszego powiadomienia klienta o ukończeniu poszukiwań, miesięczny termin do zapłaty rozpoczyna swój bieg z dniem otrzymania raportu przez klienta.

$3 Przebieg oraz rezultat poszukiwań

  1. YRIP w ramach poszukiwań genealogicznych dokonuje kwerend archiwalnych oraz podejmuje inne działania mające na celu pozyskanie informacji o krewnych Klienta

  2. YRIP oferując kwerendę dotyczącą określonych w ofercie materiałów archiwalnych zastrzega sobie prawo skorzystania z kopii tych materiałów w innym, niż wskazane w ofercie, miejscu przechowywania.

  3. Przepis punktu poprzedniego ma w szczególności zastosowanie do zdigitalizowanych materiałów archiwalnych dostępnych w sieci Internet.

  4. Rezultat poszukiwań stanowią informacje pozyskane podczas kwerendy.

  5. Informacje pozyskane w trakcie poszukiwań spisane zostają przez pracowników YRIP w specjalnym raporcie przesłanym klientowi na zakończenie poszukiwań.

  6. YRIP dołącza do raportu zdjęcia, bądź skany odnalezionych i analizowanych w trakcie poszukiwań dokumentów, chyba że pozyskanie takich kopii byłoby nielegalne, bądź sprzeczne z regulaminem archiwum.

III Pozostałe usługi YRIP

$1 W ramach swojej działalności YRIP świadczy usługi związane z udzielaniem pomocy przy staraniach o potwierdzenie obywatelstwa polskiego oraz legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce, w zakresie tłumaczenia dokumentów historycznych, poszukiwań dokumentów na specjalne zamówienie, kwerend archiwalnych oraz analiz językoznawczych.

$2 Jeśli w umowie z Klientem nie zostanie postanowione inaczej, do usług tych mają zastosowanie przepisy regulaminu dotyczące poszukiwań genealogicznych.

$3 Usługi te świadczone są na podstawie spersonalizowanej oferty działań.

IV Reklamacje

$1 Odbiorcom usług świadczonych przez Stowarzyszenie przysługuje prawo reklamacji w terminie miesiąca od otrzymania raportu z poszukiwań, bądź otrzymania tłumaczenia, wyniku kwerendy, skanów dokumentów lub poświadczonych dokumentów, bądź też innego wyniku przeprowadzonych przez YRIP działań.

$2 YRIP rozpatruje reklamację w terminie miesiąca od jej otrzymania analizując ewentualne zaniechania i zaniedbania.

$3 Reklamację można zgłosić w wiadomości e-mail, jak również korespondencyjnie.

V Postanowienia końcowe

$1 Regulamin wchodzi w życie od dnia 1 stycznia 2017 roku.

Załącznik 1. Pouczenie o prawie do odstąpienia od umowy zawartej na odległość.

Mają Państwo prawo odstąpić od niniejszej umowy w terminie 14 dni bez podania jakiejkolwiek przyczyny.

Termin do odstąpienia od umowy wygasa po upływie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, muszą Państwo poinformować Your Roots in Poland Karolina Szlęzak Kinga Borowiec s.c., ul. Piwna 24/55, 30-527 Kraków, info@yourrootsinpoland.pl, o swojej decyzji o odstąpieniu od niniejszej umowy w drodze jednoznacznego oświadczenia (na przykład pismo wysłane pocztą, faksem lub pocztą elektroniczną).

Mogą Państwo skorzystać z wzoru formularza odstąpienia od umowy, jednak nie jest to obowiązkowe.

Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy, aby wysłali Państwo informację dotyczącą wykonania przysługującego Państwu prawa odstąpienia od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.


W przypadku odstąpienia od niniejszej umowy zwracamy Państwu wszystkie otrzymane od Państwa płatności, w tym koszty dostarczenia rzeczy (z wyjątkiem dodatkowych kosztów wynikających z wybranego przez Państwa sposobu dostarczenia innego niż najtańszy zwykły sposób dostarczenia oferowany przez nas), niezwłocznie, a w każdym przypadku nie później niż 14 dni od dnia, w którym zostaliśmy poinformowani o Państwa decyzji o wykonaniu prawa odstąpienia od niniejszej umowy. Zwrotu płatności dokonamy przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały przez Państwa użyte w pierwotnej transakcji, chyba że wyraźnie zgodziliście się Państwo na inne rozwiązanie; w każdym przypadku nie poniosą Państwo żadnych opłat w związku z tym zwrotem.

 

Załącznik 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy.

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat:

Your Roots in Poland Karolina Szlęzak Kinga Borowiec s.c.
ul. Piwna 24/55
30-527 Kraków

Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy sprzedaży następujących rzeczy(*)

umowy dostawy następujących rzeczy(*) umowy o dzieło polegającej na wykonaniu następujących rzeczy(*)/o świadczenie, następującej usługi(*)

  Data zawarcia umowy(*)/odbioru(*)
  Imię i nazwisko konsumenta(-ów)
  Adres konsumenta(-ów)
–  Data

(*) Niepotrzebne skreślić.