Poszukiwania genealogiczne to przede wszystkim praca z dokumentami. Podczas swoich badań będziecie musieli przekopać się przez liczne akta. Następujące materiały mogą być wykorzystane w pracy poszukiwacza: metryki, spisy ludności, akta sądowe i notarialne, dokumenty uniwersyteckie, stowarzyszeniowe oraz te, odnoszące się do różnego rodzaju instytucji i organizacji.

Archiwa rodzinne

To właśnie od nich powinno się zacząć każde poszukiwania genealogiczne. Archiwa rodzinne zawierają często informacje o sytuacji familii i liczne dokumenty związane z wcześniejszymi pokoleniami. Można w nich też znaleźć o dane na temat dzierżawców i służby, jak również wiele innych faktów, bardzo przydatnych w badaniach.

Metryki

Najstarsze polskie rejestry pochodzą z XVI wieku. Prowadzenie ksiąg metrykalnych stało się Polsce obowiązkowe po Soborze trydenckim (1545-1563). Gromadzono daty wszystkich chrztów (wraz z dniem narodzin) i ślubów – w późniejszym czasie doszły do tego zgony. Od 1607 roku (wedle uchwały prowincjonalnego synodu Piotrkowskiego) proboszczowie musieli też trzymać księgi ze spisem bierzmowań oraz wykazem parafian. Tak więc od XVII stulecia funkcjonował nakaz prowadzenia pięciu ksiąg metrykalnych w każdej parafii. Informacja o przyczynie zgonu była też niejednokrotnie dodawana. Ciekawostką jest fakt, że w niektórych parafiach tego typu księgi były prowadzone jeszcze przed Soborem trydenckim – przykładem może być krakowska bazylika Mariacka.

Sposób prowadzenia zmienił się po zaborach. Metryki stały się oficjalnymi dokumentami publicznymi i metody ich gromadzenia oraz przechowywania zależał od przepisów krajów zaborczych. W okresie międzywojennym wszystkie te przepisy zostały zunifikowane. Po II wojnie światowej wprowadzono świecki rejestr ślubów i ustanowiono urzędy cywilne.

Urzędy stanu cywilnego mają obowiązek przechowywać wszelkie dokumenty przez sto lat, a następnie przekazywać je do państwowych archiwów. Parafie wciąż posiadają własne metryki – nie muszą ich przekazywać do archiwów państwowych, zamiast tego przekazują je archiwom diecezjalnym.

Księgi kościelne

Wiele cennych danych genealogicznych znajduje się w parafiach i zakonach. Typowe dokumenty, jakie można tam znaleźć to m. in.: zapowiedzi, spis parafian, ogłoszenia parafialne, lista bierzmowanych, czy informacje o organizacjach dobroczynnych. Księgi zakonne również mogą być bardzo pomocne w poszukiwaniach genealogicznych – zawierają dane na temat mnichów, jak również lokalnej szlachty.

Spisy

Inne istotne informacje mogą być przechowywane w różnego rodzaju spisach ludności. Pierwszy spis został przeprowadzony w Polsce w 1791 roku. Dane zebrane w spisach to m. in.: daty narodzin, akty ślubu, imiona rodziców i miejsca zamieszkania.

Od 1861 roku urzędy komunalne były zobowiązane do przechowywania spisów w dwóch kopiach. Pierwszy spis w niepodległej Polsce przeprowadzono w 1921 roku. Rejestry podatkowe bywają równie użyteczne. Mogą powiedzieć wiele na temat statusu materialnego przodków i miejsca zamieszkania. Konkretne dane odnośnie całej rodziny, trzymane w księgach rejestracyjnych zawierają m. in: imiona, nazwiska, imiona rodziców, zawody, aktualne stanowiska, datę urodzin, wyznanie, narodowość i miejsce zamieszkania. Wartościowym źródłem są również dokumenty, wypełniane w czasie spisów, a także te wymagane przy wyrabianiu dowodu osobistego i paszportu.

Akta instytucji sądowych

Takie dokumenty zawierają mnóstwo użytecznych informacji, takich jak: dane personalne właścicieli i członków rodziny, długi, testamenty i obligacje krótkoterminowe. Mogą być więc bardzo pomocne przy szukaniu zaginionych krewnych lub przodków.